Una asociada haciendo ‘due diligences’: de los papeles a los tres ‘clicks’

Todo el que sea abogado de despacho, en algún momento de su carrera ha revisado documentación de todos los tipos. Son las llamadas due diligences, ya sean más extensas o más concisas. El procedimiento en cualquier caso siempre es el mismo: impresión masiva de documentación (sin pensar en el gasto de papel y el impacto en el medioambiente, que ese es otro tema), tarea realizada normalmente por alguna persona de staff que esté dispuesta a echarte una mano y, a partir de ahí, abrir documento, buscar la información pertinente, trasladar la información, cerrar documento, abrirlo de nuevo… Y así hasta el infinito.

Actualmente soy asociada en un despacho de abogados en Madrid. Todos los que conocéis el sector seguramente me imaginéis enterrada entre papeles a altas horas de la noche y no me extraña. Recuerdo muy bien que tradicionalmente cuando nos caía una due diligence en el despacho nuestra secretaria prácticamente se echaba a temblar por toda la documentación que tenía que imprimir.

Por no hablar de la tabla Word, en la que se completa la parte más descriptiva de una due diligence. Recuerdo un overnight (anglicismo que usamos para no decir directamente que hemos trabajado dos días seguidos) en el que estuve reordenando tablas y cuadros de algunos de mis compañeros menos hábiles con el formato de Word. Básicamente un horror. A las 3 de la mañana quieres matar a los compañeros que no han incluido interlineado (por ejemplo); pero a las 6 de la mañana directamente te quieres morir tú.

Por suerte, el sector está evolucionando, (aunque parezca difícil de creer tratándose del sector de la abogacía, sí). Hace casi dos años cambié de despacho y me incorporé a la nueva oficina en Madrid de una firma internacional de abogados, Pinsent Masons, que ha recibido muchos premios por cómo aborda la prestación de servicios legales con el uso de tecnología y por cómo se preocupa de sus empleados. Este despacho ya tenía bastante experiencia previa en la realización de due diligence masivas en otros países y esta cuestión de las due diligences-suplicio la tienen más que superada (por suerte para los asociados como yo) como voy a explicar.

Mi nuevo despacho utiliza la Inteligencia Artificial para la prestación de este tipo de servicios. No nos asustemos, el uso de herramientas de Inteligencia Artificial no va a terminar con el trabajo que realizan los abogados, pero sí reduce el componente humano en los procesos de revisión documental. Mejor dicho, lo reduce, lo sustituye y lo facilita. Esto es, reduce el número de personas que se necesitan para la revisión de una cartera o portfolio de documentos y sustituye abogados con algo menos de experiencia por abogados con más categoría, que tengan un amplio conocimiento previo de la estructura estándar de los contratos a analizar.

A modo de ejemplo: uno de los proyectos que más desgaste me ha producido en mi carrera profesional en el pasado fue una venta de cartera de non-performing loans (actuando nosotros por la parte del vendedor) en la que, como siempre (o últimamente es la tendencia del mercado), no nos pidieron una due diligence propiamente dicha. Sin embargo, a lo largo del proyecto, nuestro cliente nos pidió de manera informal comprobar por encima que los contratos eran cedibles. Esta sugerencia informal nos supuso la revisión de toda la documentación (alrededor de 2.000 documentos) durante varios días (incluyendo noches). ¡Y eso que la búsqueda era acotada y solo nos centramos en las cláusulas de cesión!

La experiencia con TermFrame ERA (nuestra herramienta de Inteligencia Artificial, pues se llama así), este último año ha sido muy distinta. No todo ha sido un camino de rosas y también hemos revisado bastantes documentos. Pero el proceso es otro. TermFrame ERA funciona grosso modo como un buscador avanzado sobre toda la documentación a analizar; de tal forma que, en el ejemplo anterior de la cedibilidad de los contratos, incluyendo ciertos parámetros nos extracta la cláusula en cuestión (en este ejemplo la de cesión) de todos los contratos y los agrupa por tipos de cláusulas (cuando tienen la misma redacción). Teniendo los grupos, el abogado entra a analizar cada categoría de cláusula de cesión y las etiqueta como cedible o no cedible. En menos de dos días hábiles –y sin trasnochar ni esas cosas de los overnight que nos quitan mucha salud a los asociados (que aunque no lo parezca no somos máquinas, sino personas con su corazoncito y con sus necesidades físicas, incluyendo el sueño reparador) – obtenemos un informe del propio sistema con las etiquetas que el abogado haya puesto a cada categoría de cláusula. Esto es, nada de imprimir ni de buscar cláusulas ni de hacer tablas en Word ni de formatear, ni, sobre todo, de malvivir.

Lo bueno de este nuevo sistema no es únicamente la reducción de tiempo y personal; lo mejor del sistema es la confianza de que toda la revisión la realiza un abogado con cierta experiencia y categoría y la transparencia en todo el proceso, que es compartido con el cliente por medio de una plataforma que sigue diariamente el estado y resultados de la revisión.

Este es el siguiente paso en la evolución del sector. Ya pasamos de las revisiones de documentación en una sala llena de papeles al Data Room virtual; hemos dejado de buscar jurisprudencia en libros y ahora vamos directamente a bases de datos online; y hemos pasado de la presentación de documentos procesales en papel directamente ante los juzgados y tribunales a usar la plataforma LexNET y homólogas (¡con firma electrónica y todo!). El siguiente paso natural es reemplazar a los ejércitos de abogados más júnior por una herramienta guiada por abogados sénior y la plena transparencia con el cliente en la realización del trabajo.

El futuro es esto, eficiencia en beneficio del cliente y del prestador del servicio. Y de la prestadora del servicio que firma este artículo y que gasta menos ojeras y atiende al cliente de mucho mejor humor.

Mar Cabrera Chicharro, abogada de Pinsent Masons.

Fuente: Cinco Dias.

By |2019-03-14T10:52:52+00:0014 marzo, 2019|Categories: Actualidad Jurídica, Cinco Días|Tags: , , , , , , , , , , , |Comentarios desactivados en Una asociada haciendo ‘due diligences’: de los papeles a los tres ‘clicks’